Warum und wofür ein DMS geeignet bzw. nicht so gut geeignet ist, wurde im ersten Teil des Artikels behandelt. Auch einheitliche Begriffsdefinitionen im DMS-Umfeld, die bereitzustellenden personellen Ressourcen und DMS-Bestandsaufnahmen wurden thematisiert. Im zweiten Teil runden Tipps zur DMS-Auswahl, zur DMS-Umsetzung und zur DMS-Strategie das Gesamtbild ab.
Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in der Öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen und zur Verbesserung der Verwaltungseffizienz, jedoch auch mit Herausforderungen verbunden. Ein solches DMS-Projekt besteht häufig aus Teiletappen, weil Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen in Teilprojekten abgedeckt werden müssen und die Auswirkungen auf die Arbeitsweisen dauerhaft und fundamental sind. Der zweiteilige Artikel zeigt die bei Planung, Beschaffung und Einführung von DMS-Lösungen am häufigsten übersehenen Themen und Aufgaben auf.
Das Records Management stellt die nachvollziehbare, revisionssichere Verwaltung von geschäftsrelevanten Transaktionen sicher. Die hierfür notwendigen Informationen können in unterschiedlicher Form vorliegen und digital oder papierbasiert sein. Das Records Management begleitet den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten.
- Zwischen Benutzung und Nutzungssperre
- Archivische Anforderungen bei der Einführung eines Dokumenten-
Management-Systems bzw. eines Vorgangsbearbeitungs-Systems