fotoerbe.de sammelt Informationen über Bestände an historischen Fotografien. Ausgangspunkt sind dabei die Institutionen, welche die Bestände verwalten. Vielfach hat eine einzelne Institution - ein Stadtarchiv, ein Museum, ein Universitätsinstitut, ... - ihren Bestand nicht weiter untergliedert. In den meisten Fällen jedoch gibt es eine Gliederung des Gesamtbestandes in Teilbestände, z.B. nach Fotografen, nach Zeiten, nach Orten, nach fotografischen Materialien, nach Größe des fotografischen Objektes, ... . Es gibt keine allgemeinen Regeln für die Bildung solcher Teilbestände - für ein ethnologisches Museum oder eine Denkmaleinrichtung ist eine Teilung des Gesamtbestandes nach Bildinhalten oft hilfreicher als eine Gruppierung nach Fotografen, im Falle einer Sammlung künstlerischer Fotografie mag das anders sein. Die Art und Weise der Bildung von Teilbeständen ist oft historisch gewachsen und trägt zuweilen individuelle Züge früherer Sammlungsverantwortlicher.